Quarta-Feira, 20 de Junho de 2018, 15h:20

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Organização x burocratização

A padronização das rotinas de trabalho é um elemento chave para a manutenção e estabilidade do nível de atendimento e serviço

Por: KELLY NUNES

Reprodução

kelly nunes

 

Uma pesquisa divulgada pela Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp) em outubro do ano passado apontou que 84% da população consideram o Brasil um país burocrático. E que ‘o excesso’ de burocracia atrapalha tanto a rotina das empresas, quanto a do cidadão comum, além de significar um estímulo à corrupção.

 

Mas será que essa percepção do brasileiro sobre o processo burocrático é realmente verdadeiro? O que acontece com empreendedores e gestores públicos que preferem protelar a implantação de processos e rotinas que visam, em sua essência, trazer mais controle e consequentemente eficiência às organizações?

 

Apesar de ter um ‘peso’ cultural, o sentido original da palavra burocracia, conforme o sociólogo Max Weber, sugere uma forma particular de se organizar as atividades, de modo que não haja espaço para preconceitos ou paternalismo, a partir de regras claras e que precisam ser cumpridas por agentes (burocratas) de modo muito objetivo.

 

Os procedimentos devem estar explícitos e regularizados, como divisão de responsabilidades e especialização do trabalho, hierarquia e relações impessoais. Ao analisar melhor, compreendemos então que o modelo burocrático tem mais a ver com ‘organização’, concorda? E que o que taxamos negativamente representa um conjunto de “disfunções burocráticas”, ou seja, um excesso de formalismo que trava e leva as operações a ficarem lentas e com muitos retrabalhos.

 

Minha experiência mostra que para a empresa alcançar níveis cada vez melhores de crescimento é fundamental que se quebre esse paradigma negativo em relação à burocracia. Ou seja, há sim que se criar uma rotina com normas e procedimentos que busquem incessantemente aperfeiçoar o nível de organização. Isso significa, em outras palavras, abolir o ‘jeitinho’, o ‘amadorismo’ e a ‘pessoalidade’ em todas as áreas.

 

Voltando à teoria da burocracia (de Weber), vamos entender, por exemplo, que no desempenho de cada cargo ou função devem existir normas impessoais e escritas muito claras; também é fundamental a divisão do trabalho e especialização das tarefas e competências.  

 

A padronização das rotinas de trabalho é um elemento chave para a manutenção e estabilidade do nível de atendimento e serviço. Imagine sua empresa depender apenas do conhecimento de alguns funcionários para a execução das rotinas, sem estar com algum nível de formalização e quando da possível saída destes, além de perder conhecimento, vai demorar na retomada da qualidade de execução e prestação de serviços, atingindo clientes internos (funcionários da empresa) e externos.

 

Desse modo, é extremamente importante entendermos como o processo de organização irá trazer benefícios para a empresa. Para termos organização e controle é necessária a formalização, ou seja, a documentação dos processos de trabalho, que demandam tempo e às vezes é necessária a contratação de profissionais especializados para esse trabalho.

 

Com isso implantado, a empresa ou instituição é a detentora do método (método é uma palavra que provém do termo grego methodos “caminho” ou “via” e que se refere ao meio utilizado para chegar a um fim) de trabalho. Ele retém o conhecimento e consegue replicar e manter boas práticas, bem como mitigar possíveis fraudes e desvios.

 

Lembrando o guru brasileiro em gestão Vicente Falconi, liderar é bater metas com o time fazendo o certo. E como fazer o certo constantemente? Com a rotina padronizada, documentada, controlada e medida.

 

Tenho testemunhos de vários gestores que dizem que implantar um processo de gestão dá trabalho e é burocrático. A reflexão que faço é que imaginem o custo invisível da desorganização, do descontrole e da informalidade. Apenas pensem nisso!

 

*KELLY NUNES é administradora pela UFMT, especialista em Gestão Estratégica Avançada, 20 anos de experiência em gestão empresarial, processos e planejamento estratégico e sócia proprietária da Nunes. 

 

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